Wat is de taak van de syndicus?

Vanaf het ogenblik dat diverse woningen of panden, toebehorend aan meer dan een eigenaar, onder een dak vallen worden we geconfronteerd met de wet op de mede-eigendom. (BW art. 577)

De groep van mede-eigenaars noemen we de Vereniging van mede-eigenaars (VME). Deze VME beschikt beschikt als rechtspersoon over twee wettelijke organen, nl. De Algemene Vergadering (AV) en de Syndicus.

De AV heeft de globale beslissingsbevoegdheid en komt minstens een maal per jaar samen. Zij verkiezen een Raad van mede-eigendom en stellen een rekencommissaris aan.

Een Raad van mede-eigendom is enkel verplicht bij gebouwen die meer dan twintig kavels tellen.

De VME sluit een schriftelijke overeenkomst met de syndicus voor een duurtijd van maximum drie jaar.

De syndicus draagt zorg voor de uitvoering van de beslissingen van de AV en de wetgever legt de syndicus bepaald wettelijk minimum teken op, weergegeven in het Burgerlijk Wetboek, art. 577-8 §4

Het beheer manifesteert zich op 4 niveau’s

Technisch beheer

De syndicus:

• Coördineert het onderhoud van de gemene delen (poetsbeurten, controle van de liftinstallatie, etc.)
• Informeert de Algemene Vergadering wanneer er zich belangrijke herstellingen opdringen en zorgt ervoor dat deze een weloverwogen beslissing kan nemen (bijvoorbeeld via het ter beschikking stellen van prijsoffertes)
• Zorgt voor een goede opvolging van de uitvoering van de beslissingen die door de Algemene Vergadering werden genomen
• Heeft de bevoegdheid de dringende herstellingen te laten uitvoeren (bijvoorbeeld na een storm, brand of overstroming).

Administratief beheer

De syndicus:

• Verzorgt het administratieve beheer van de mede-eigendom
• Roept de Algemene Vergadering samen, woont deze bij, stelt een verslag hiervan op en verstuurd dit binnen een redelijke termijn naar alle mede-eigenaars
• Sluit - na goedkeuring van de Algemene Vergadering - contracten af met leveranciers (onderhoud, verzekering, nutsvoorzieningen, etc.), vraagt prijsoffertes aan, etc.
• Bewaart alle documenten van de mede-eigendom (uittreksels, basisakte, plannen, verslagen, etc.)
• Roept bij belangrijke gebeurtenissen (zware schade, onverwachte hoge kosten, rechtzaken, etc.) een Bijzondere Algemene Vergadering samen.

Financieel beheer

De syndicus:

• Voert de boekhouding van de mede-eigendom
• Zorgt voor stipte betaling van de leveranciers
• Stelt een kosten-begroting op voor het toekomende boekjaar en vraagt - na goedkeuring van de Algemene Vergadering - voorschotten/provisies op bij de mede-eigenaars
• Stelt jaarlijks een gedetailleerd overzicht van de inkomsten en uitgaven op die aan de mede-eigenaars wordt toegestuurd
• Beheert het reservefonds (= fonds dat onvoorziene zware kosten moet helpen opvangen).

Vertegenwoordiging

De syndicus:

• Treedt in rechte op als vertegenwoordiger van de mede-eigendom. Bijvoorbeeld bij rechtsvorderingen tegen aannemers, voor de invordering van niet-betaalde voorschotten/provisies, bij aansprakelijkheidsvorderingen tegen derden die schade hebben veroorzaakt aan de gemene delen, etc.